Все, що потрібно знати про кадровий облік
За даними Державної служби статистики України чисельність найманих працівників станом на 2021 рік складала 7 075,0 тис. осіб. Оформлення трудових відносин, їх припинення, порядок використання найманої праці та інші питання регулюються кадровою документацією. На кожного роботодавця, не залежно від кількості найманих працівників, форми власності чи інших факторів, покладено обов’язок з ведення кадрового обліку. Це доволі складний, проте вкрай важливий процес, під час якого необхідно враховувати тонкощі трудового законодавства та постійно слідкувати за оновленнями в цій сфері. Тож сьогодні пропонуємо поговорити про те, яким має бути правильний кадровий облік на підприємстві, й почнемо з того, які документи є обов’язковими.
Штатний розпис. Чинне законодавство не містить вказівки на те, що штатний розпис є обов’язковою складовою кадрової документації. Водночас, якщо звернутися до положень КЗпП, там ви знайдете таку підставу для розірвання трудового договору за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, як «скорочення чисельності або штату працівників». А оскільки скорочення штату працівників без штатного розпису зробити неможливо, робимо висновок, що штатний розпис має бути на підприємстві, адже це необхідний документ для звільнення працівників у зв’язки із вказаними умовами. Крім того, саме цим документом визначається перелік посад та професій працівників, що необхідні роботодавцеві, у т.ч. вакантних посад, дозволяє обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників тощо.
Правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до ст.142 КЗпП саме цим документом визначається трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях. А його відсутність є підставою для притягнення роботодавця до адміністративної відповідальності. Більше того, власнику слід мати на увазі, що перш ніж допустити працівника до роботи, він (власник або уповноважений ним орган) зобов’язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Табель обліку робочого часу. Ведення табелю є обов’язком для всіх роботодавців (як підприємств, так і ФОПів), адже саме цей документ є основою для нарахування заробітної плати працівнику.
Положення про охорону праці, інструкції з охорони праці, пожежної безпеки. Працівники мають право, серед іншого, на здорові і безпечні умови праці. Тому, будь-яке підприємство мають затвердити локальні нормативні акти з охорони праці. Однією з вимог при складанні цих документів є їх відповідність нормам чинного законодавства з охорони праці.
Накази, журнали обліку наказів. Всі процеси, що відбувають в підприємстві (прийняття на роботу, накладення дисциплінарного стягнення, надання відпусток тощо), мають бути документально оформлені. Накази можуть бути як з кадрових питань, так і з основної діяльності. Кожен наказ реєструється у відповідному журналі обліку наказів (книга наказів).
Особові картки працівників. Особа картка – це обов’язковий документ для будь-якого роботодавця. Вона заводиться в одному примірнику на кожного працівника та містить найповнішу інформацію про нього (біографію, відомості про освіту, дані про військовий облік тощо). За відсутність особових карток роботодавцю загрожує відповідальність, а саме – штраф у розмірі 1 мінімальної ЗП. Така ж відповідальність чекатиме на роботодавця у випадку наявності помилок при веденні особових карток. А на осіб, відповідальних за ведення таких особових карток, чекатиме, крім дисциплінарної, ще й адміністративна відповідальність.
Трудові книжки, журнал обліку трудових книжок. Починаючи з минулого року в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності. Відтепер роботодавець звільнений від обов’язку зберігання паперової трудової книжки. Відбулося переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Проте, слід мати на увазі, що на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки (у паперовій формі), що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Після чого трудова книжка повертатиметься працівнику.
Посадові інструкції. Як й у випадку зі штатним розписом, посадова інструкція не визнається чинним законодавством обов’язковою складовою кадрової документації. Проте, КЗпП покладає на роботодавця обов’язок роз’яснити працівникові його права і обов’язки. Звісно, це можна зробити й усно, але, у випадку виникнення спірної ситуації буде вкрай важко довести, що вами було роз’яснено працівникові його права та обов’язки. А це загрожуватиме вам відповідальністю, у т.ч. адміністративною. Якщо ж у вас буде затверджена посадова інструкція, то її просто необхідно дати yf підпис працівникові. Підпис працівника про ознайомлення з нею буде доказом того, що його прав та обов’язки йому роз’яснили.
Графік відпусток. Про те, що графік відпусток має бути на кожному підприємстві, в установі, організації, сказано в ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону «Про відпустки». Що стосується форми цього графіку, то сьогодні закон не встановлює типової/примірної форми графіка відпусток. Тому роботодавці можуть самостійно розробляти форму такого документа.
Наданий перелік не є вичерпним, адже обов’язковість тих чи інших документів залежить від багатьох чинників, серед яких форма здійснення господарської діяльності. Мова йде про обов’язковість на певних підприємствах протоколів загальних зборів, положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації тощо.
Наостанок хочеться ще раз нагадати, що кадровий облік є у кожного підприємства. Більше того, кожен ФОП, що наймає на роботу працівників, також зобов’язаний вести кадровий облік. А від правильності ведення кадрової документації залежить безпека вашого бізнесу як з боку недобросовісних працівників, так і з боку контролюючих органів. Тому радимо Вам звернутися до спеціалістів, які проконсультують Вас з питань кадрового обліку, враховуючи специфіку Вашого бізнесу.
З питань ведення кадрового обліку на підприємстві Ви можете звернутися до спеціалістів компанії Солід Фінанс за телефоном + 38 (050) 417-17-77 або на електронну пошту solid.finance777@gmail.com.
