ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА АУТСОРСИНГОВОЕ ХРАНЕНИЕ
Осуществление предпринимательской деятельности так или иначе связано с ведением документооборота и хранением документов. По мере роста бизнеса увеличивается и объем документов. В связи с этим предприятию приходится создавать специальные штатные единицы и нанимать деловодов, приобретать необходимое для хранения оборудования (шкафы, стеллажи и т.д.) и канцелярию, выделять для этого часть офиса или вообще арендовать отдельные складские помещения. Все это прямые и косвенные затраты предприятия по организации и ведению документооборота, которые требуют не только значительных финансовых, но и организационных и временных затрат.
По этим причинам, большинство предприятий выбирает альтернативу, а именно Внеофисное хранения документов, воспользоваться которым Вы можете обратившись в компанию «Solid Finance».
Что собой представляет Внеофисное хранения документов?
Внеофисное хранения документов является услугой, которая предоставляется предпринимателям - как физическим лицам, так и юридическим, - с целью оптимизации их деятельности и минимизации затрат на ведение документооборота путем передачи имеющихся в компании документов на профессиональное хранение профильной компании.
Для кого актуальна услуга Внеофисное хранения документов?
В первую очередь, данная услуга актуальна для предприятий деятельность которых связана с необходимостью долгосрочного хранения большого массива документов, а именно - торговых центров, агропредприятий, строительных компаний, транспортных компаний и компаний в сфере логистики, магазинов, юридических фирм, банков и финансовых учреждений, объединений совладельцев многоквартирных домов и тому подобное.
Какие преимущества пользования услугой внеофисного хранения документов?
Передача документов на внеофисное хранение помогает:
- значительно сократить денежные затраты бизнеса;
- освободить (сэкономить) офисную площадь;
- избежать изъятия документов правоохранительными органами в случае неожиданного обыска;
- обезопасить себя от внеплановых налоговых документальных проверок.
В то же время компания «Solid Finance» обеспечивает:
Конфиденциальность - неразглашение информации, содержащейся в передаваемых на хранение документах и в целом деятельности клиента.
Безопасность - документы хранятся в специальных архивных коробках и файлах; все документы защищены от визуального распознавания посторонними лицами; осуществляем контроль доступа в хранилище; установлена система пожаротушения, а также обеспечено соответствующий температурно-влажностный режим.
Внутреннюю логистику - для учета и регистрации каждому документу и коробке присваивается уникальный идентификатор - номер-код, который позволяет оперативно определить расположение документов; по вашему запросу осуществляем моментальный поиск любого документа; перемещая ваши документы, мы регистрируем, контролируем, а также сохраняем данные об этом.
Сканирование - в случае необходимости срочного получения документов наши сотрудники находят нужные вам документы в нашем архиве, сканируют его и пересылают на указанные вами в договоре контактные данные; в случае необходимости, также проводим полное сканирование всех документов и создаем электронный архив с обеспечением круглосуточного.
Алгоритм сотрудничества с клиентами.
С каждым клиентом мы определяем индивидуальный порядок сотрудничества с учетом специфики деятельности и пожеланий последнего.
Получая запрос на предоставление услуги внеофисного хранения документов, в первую очередь происходит согласование объема услуг которыми клиент намерен воспользоваться и проводим предварительный расчет расходов, которые прогнозируемо будут понесены клиентом.
После согласования алгоритма сотрудничества и объема услуг в предоставлении которых нуждается клиент с последним заключается договор о предоставлении комплекса услуг по хранению документов, один экземпляр остается у клиента, другой - у нас. С текстом и условиями договора Вы можете предварительно ознакомиться известив нам о такой необходимости.
После заключения договора в определенную дату и время мы выезжаем по указанному Вами адресу. После чего на месте осуществляем проверку передаваемых Вами документов на соответствие содержания дел их описи. Если у Вас отсутствуют описи дел, Вы можете дополнительно воспользоваться услугой «Solid Finance» по составлению описи дел. Если у Вас отсутствуют описания дел и их сборки не является для Вас необходимым, прием документов осуществляется путем их упаковки без проверки их содержания, о чем указывается в договоре (в таком случае клиент несет ответственность за комплектность передаваемых документов).
Запечатывания архивных коробок с переданными на хранение документов осуществляется в Вашем присутствии. Прием осуществляется по акту приема-передачи документов, который составляется в двух экземплярах и в котором фиксируется количество документов и коробок переданных на хранение, а также сам факт передачи документов.
В дальнейшем, после транспортировки документов в хранилище, мы осуществляем их регистрацию и размещение. В случае необходимости дополнительно проводим создание электронного архива, путем проведения сканирования переданных на хранение документов, с последующим круглосуточным доступом клиента к нему.
По запросу клиента осуществляем поиск документов в хранилище с осуществлением их сканирования и направления их скан-копии или оригинала на почту клиента (электронную почту указанную в договоре). В случае необходимости также предоставляем отчеты о движении документов и помещения для работы с ними.
Расходы и оплата услуг по договору.
Структура расходов по договору состоит из первоочередных и последующих ежемесячных затрат.
Первоочередные затраты связанные с работой, осуществляемой при получении, перевозке и размещении документов в нашем хранилище. К ним, как правило, включаются затраты на первый месяц хранения, составление описи дел, за упаковку документов, регистрацию и размещение документов в хранилище, транспортировки, услуги грузчиков, проверка содержания коробки на соответствие описанию. Частью услуг при первоочередной сотрудничества, клиент может не пользоваться и осуществить путем привлечения сторонних подрядчиков: составление описи дел, транспортировки и услуги грузчиков.
Следующие ежемесячные затраты включают в себя ежемесячную плату за хранение, а также, в зависимости от ситуации, расходы на осуществление операций с активными документами (поиск документов в хранилище, сканирование, предоставление отчетов о движении документов и т.п.). Например, стоимость ежемесячного хранения документов в количестве 100 архивных коробок стоит 3500 грн.
Более подробно о структуре и стоимость услуг, предоставляемых компанией «Solid Finance» Вы можете ознакомиться на нашем сайте по следующей ссылке: https://sfinance.com.ua/usluga-khraneniya-dokumentov.htm.
Если Вы хотите подробнее узнать о том, как сохранить Вашу документацию, позвоните нам или отправьте письмо на электронную почту. Мы бесплатно проконсультируем Вас и предложим индивидуальный проект!
Телефон:
+38 (063) 222-78-22; +38 (050) 417-17-77 (Telegram, Viber, WhatsApp)
Электронная почта: solid.finance777@gmail.com
С уважением,
Бежанова Екатерина
руководитель проекту