Все, что нужно знать о кадровом учете
По данным Государственной службы статистики Украины численность наемных работников на 2021 год составляла 7 075,0 тыс. человек. Оформление трудовых отношений, их прекращение, порядок использования наемного труда и другие вопросы регулируются кадровой документацией. На каждого работодателя, не зависимо от количества наемных работников, формы собственности или других факторов, возложена обязанность по ведению кадрового учета. Это довольно сложный, но очень важный процесс, во время которого необходимо учитывать тонкости трудового законодательства и постоянно следить за обновлением в этой сфере. Поэтому сегодня предлагаем поговорить о том, каким должен быть правильный кадровый учет на предприятии, и начнем с того, какие документы обязательны.
Штатное расписание. Действующее законодательство не содержит указания на то, что штатное расписание является обязательной составляющей кадровой документации. В то же время, если обратиться к положениям КЗоТ, там вы найдете такое основание для расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа как сокращение численности или штата работников. А поскольку сокращение штата работников без штатного расписания сделать невозможно, делаем вывод, что штатное расписание должно быть на предприятии, ведь это необходимый документ для увольнения работников в связи с указанными условиями. Кроме того, именно этим документом определяется перечень должностей и профессий работников, необходимых работодателю, в т.ч. вакантных должностей, позволяет вычислять статистические показатели численности работников и т.д.
Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст.142 КЗоТ именно этим документом определяется трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. А его отсутствие является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Более того, владельцу следует иметь в виду, что прежде чем допустить работника на работу, он (собственник или уполномоченный им орган) обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка.
Табель учета рабочего времени. Ведение табеля является обязанностью для всех работодателей (как предприятий, так и ФЛП), ведь именно этот документ является основой начисления заработной платы работнику.
Положение об охране труда, инструкциях по охране труда, пожарной безопасности. Работники имеют право среди прочего на здоровые и безопасные условия труда. Поэтому любое предприятие должны утвердить локальные нормативные акты по охране труда. Одним из требований при составлении этих документов есть их соответствие нормам действующего законодательства по охране труда.
Приказы, журналы учета приказов. Все процессы, что происходят на предприятии (принятие на работу, наложение дисциплинарного взыскания, предоставление отпусков и т.п.) должны быть документально оформлены. Приказы могут быть как по кадровым вопросам, так и по основной деятельности. Каждый приказ регистрируется в журнале учета приказов (книга приказов).
Личные карты работников. Личная карта – это обязательный документ для любого работодателя. Она заводится в одном экземпляре на каждого работника и содержит полную информацию о нем (биографию, сведения об образовании, данные о военном учете и т.п.). За отсутствие личных карт работодателю грозит ответственность, а именно – штраф в размере 1 минимальной ЗП. Такая же ответственность будет ждать работодателя в случае наличия ошибок при ведении личных карт. А лиц, ответственных за ведение таких личных карт, будет ждать, кроме дисциплинарной, еще и административная ответственность.
Трудовые книги, журнал учета трудовых книг. Начиная с прошлого года, в Украине введен электронный учет трудовой деятельности. Теперь работодатель освобожден от обязанности хранения бумажной трудовой книжки. Состоялся перевод учета трудовой деятельности работника из бумажной формы (в трудовой книжке) в электронную - в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Однако следует иметь в виду, что по требованию работника работодатель обязан вносить в трудовую книжку (в бумажной форме), хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, перевод и увольнение, поощрения и награды за успехи в работе. После чего трудовая книжка будет возвращаться к работнику.
Должностные инструкции. Как и в случае со штатным расписанием должностная инструкция не признается действующим законодательством обязательной составляющей кадровой документации. Однако КЗоТ возлагает на работодателя обязанность разъяснить работнику его права и обязанности. Конечно, это можно сделать и устно, но, в случае возникновения спорной ситуации, будет крайне трудно доказать, что вами было разъяснено работнику его права и обязанности. А это будет грозить вам ответственностью, в т.ч. административной. Если же у вас будет утверждена должностная инструкция, то ее просто необходимо дать подпись работнику. Подпись работника об ознакомлении с ней будет доказательством того, что его права и обязанности ему разъяснили.
График отпусков. О том, что график отпусков должен быть на каждом предприятии, в учреждении, в организации, сказано в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона "Об отпусках". Что касается формы этого графика, то сегодня закон не устанавливает типовую/примерную форму графика отпусков. Поэтому работодатели могут без помощи других разрабатывать форму такового документа.
Данный перечень не исчерпывающий, ведь обязательность тех или иных документов зависит от многих факторов, среди которых форма осуществления хозяйственной деятельности. Речь идет об обязательности на определенных предприятиях протоколов общего собрания, положении о порядке обработки и защиты персональных данных работников и контрагентов; правила защиты конфиденциальной информации и т.п.
В заключение хочется еще раз напомнить, что кадровый учет есть у каждого предприятия. Более того, каждый ФЛП, нанимающий на работу работников, также обязан вести кадровый учет. От правильности ведения кадровой документации зависит безопасность вашего бизнеса как со стороны недобросовестных работников, так и со стороны контролирующих органов. Поэтому советуем Вам обратиться к специалистам, которые проконсультируют Вас по кадровому учету, учитывая специфику Вашего бизнеса.
По вопросам ведения кадрового учета на предприятии Вы можете обратиться к специалистам компании "Солид Финанс" по телефону + 38 (050) 417-17-77 или на электронную почту solid.finance777@gmail.com.
