Консультация по телефону:
15 Ноября, 2021 Новости компании

Утрата первичных документов на предприятии: алгоритм действий по восстановлению

Действующее законодательство требует от предприятий и самозанятых лиц принимать все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и ​​регистрах бухгалтерского учета и обеспечивать их надлежащее хранение в течение установленного срока. Такое требование обусловлено тем, что именно бухгалтерские документы являются подтверждением всех происходящих на предприятии операций, поэтому их отсутствие или преждевременная потеря будут расценены при проверке не иначе как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета. Утрата первичной документации несет на предприятии угрозу наступления административной, финансовой, а в некоторых случаях даже уголовной ответственности. Тем не менее, бывают случаи, когда потеря документов происходит, иногда – не по вине предпринимателя. Речь идет о пожарах, воровстве, наводнении и т.д. Так как же быть в таких ситуациях и каков алгоритм действий? Об этом разберемся в данной публикации.


В случае утери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия, учреждения или самозанятое лицо:


1) письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;


2) приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Следует отметить, что требований к составу такой комиссии закон не выдвигает. Только отмечается, что для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Как правило, такую ​​комиссию формируют работники юридического отдела, бухгалтерии и другие работники, которые могут помочь в определении причин и последствий уничтожения документов;


3) по результатам работы комиссии составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия, учреждения. По своему содержанию такой акт имеет произвольную форму и должен содержать информацию о факте потери документов, месте, причинах потери, перечне ответственных за сохранность документов лиц и, собственно, список утраченного;


4) далее необходимо в 5-дневный срок со дня выявления потери документации в письменном виде уведомить об этом (с предоставлением оформленных в соответствии с законодательством документов, подтверждающих наступление события, повлекшего за собой такую ​​потерю, повреждение или досрочное уничтожение документов) контролирующий орган по месту учета. Такими подтверждающими документами есть, в случае похищения документов – справка из полиции; если документы пострадали в результате пожара, то следует направить запрос о предоставлении соответствующей справки из ГСЧС, акта о пожаре или других документов, устанавливающих причину возгорания и т.п.;


5) копию акта необходимо отправить в 10-дневный срок органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение (другими словами, вышестоящему органу, при наличии такого), а также местному налоговому органу.


Что же дальше? Действующее законодательство возлагает на налогоплательщика обязанность по восстановлению утраченных документов в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем ​​поступления сообщения в налоговую. Следовательно, после того, как обнаружили и зафиксировали отсутствие документации, сообщили об этом соответствующие органы, следует переходить к восстановлению утраченных документов. Руководитель издает приказ о восстановлении утраченной документации, после чего начинается процесс восстановления утраченных данных. Как это сделать, законодательство не уточняет, поэтому алгоритм восстановления документации Вы можете выбрать самостоятельно. Как правило, восстановление первичной документации сопровождается проведением инвентаризации активов и обязательств предприятия или самозанятого лица. При проведении инвентаризации осуществляется анализ текущего положения дел в бухгалтерии, а также анализ периодов, смежных с тем, за который потеряна документация, и выявляются переходные операции. Далее для возобновления документов можно обратиться к:


- обслуживающим банкам с просьбой выдать выписку-реестр операций, проведённых по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми производились безналичные расчеты;


- своим контрагентам (поставщикам/покупателям) с просьбой предоставить копии утерянных данных (отчетов, налоговых деклараций и т.п.);


- руководителю налогового органа с письменным заявлением о выдаче утерянных документов. К такому заявлению обычно прилагается пояснительная записка и документы, подтверждающие причины произошедшего.


Собрав таким образом документы можно переходить к восстановлению документации. При этом следует отметить, что законодательство не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов при восстановлении учетных данных.


Вместе с этим, если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело, то там содержится следующее определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющего такую ​​же юридическую силу.

В заключение, восстановив утраченную документацию, предприятие формирует журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Положительным результатом является ситуация, при которой после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах будут совпадать с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопиями отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах). Это будет свидетельством того, что учет восстановлен полностью.


Если вы выявили утрату документов в отношении осуществляемой вами как самозанятым лицом или вашего предприятия хозяйственной деятельности, обратиться за помощью вы можете в компанию «Солид Финанс» по указанным ниже контактным данным. Наш коллектив опытных юристов и бухгалтеров предпримет все необходимые действия по восстановлению первичных документов и документально оформит всю процедуру восстановления без каких-либо рисков для Вашей хозяйственной деятельности.

С уважением,
Коллектив компании "Солид Финанс"!
Тел.: +38 (050) 417-17-77
E-mail: solid.finance777@gmail.com

  • Поделиться:

Наши главные преимущества

Большой опыт работы позволяет нам оперативно и качественно оказывать услуги нашим клиентам

Опыт работы 10 лет

Наработанный годами опыт позволяет нашим юристам решать сложные вопросы

Гарантия качества

Задание выполняется из строжайшим соблюдением закона, а также пожеланий клиента

Комплексный подход

Над вопросом клиента работает команда юристов-профессионалов разного профиля, что позволяет решить поставленную задачу с учетом всех нюансов

Полный комплекс услуг

Предоставляем полное юридическое сопровождение клиента от момента регистрация бизнеса и до его ликвидации

Наши клиенты и партнеры

За время нашей работы мы получили множество довольных клиентов и партнеров

Адвокатське Об'єднання
Адвокатське Об'єднання "Неофеліс ЛГ" Neofelis Law Group
Обратный звонок
Перезвоним Вам через 10 минут
Ваше имя
Ваш телефон
Данные будут использованы только для связи с Вами!
×
Ваше имя
Ваш телефон
Данные будут использованы только для связи с Вами!
×